Fatturazione Elettronica
L’obbligo di fatturazione elettronica è partito dal 1 Gennaio 2019 (tranne per gli esenti) a seguito dell’approvazione della Legge di Bilancio del 2018. Pertanto i documenti cartacei non hanno più valore legale e chi non segue le disposizioni va incontro a sanzioni. A Dicembre 2021 l’obbligo è stato prorogato fino al 2024 e inoltre è stata avanzata la proposta di estensione dell’obbligo anche ai soggetti in regime forfettario.
La fattura elettronica è un documento in formato digitale (xml), da ricevere e trasmettere mediante Sistema di Interscambio (SDI). A questo si aggiunge l’obbligo di conservazione della documentazione in formato digitale per dieci anni.
Ad oggi sono esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica: medici, farmacie e altri operatori sanitari, piccoli produttori agricoli, società sportive dilettantistiche, soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni. Tutte le altre categorie professionali sono soggette all’obbligo, anche se tra queste ci sono gruppi di contribuenti che godono di vantaggi. Per tutti i chiarimenti consultare la guida dell'Agenzia delle Entrate.
Gli obiettivi della norma sono diversi: incrementare capacità dell’amministrazione finanziaria di prevenire e ostacolare l’evasione fiscale e le frodi IVA; aumentare la semplificazione fiscale; ridurre il numero degli adempimenti fiscali.
Codice Destinatario
Il codice destinatario consiste all'indirizzo telematico utilizzato dal Sistema di Interscambio per il recapito delle fatture in formato XML e deve essere registrato all’interno della sezione “Fatture e Corrispettivi” dell’area personale dell’Agenzia delle Entrate.
Il codice destinatario può essere di diverse tipologie: alfanumerico di 7 cifre consente di individuare il Provider utilizzato; numerico 0000000 (sette volte zero) in questo caso la fattura elettronica è recuperabile nell’area riservata sezione “Consultazione” - “Fatture e Corrispettivi” di Agenzia delle Entrate; indirizzo mail pec avente come codice destinatario 0000000.
Il codice destinatario può essere comunicato alle controparti a titolo di mera utilità in base alla propria gestione contabile.
Il codice destinatario fornito da un Provider deve essere registrato presso l’apposita sezione del sito Agenzia delle Entrate per far si che diventi il luogo virtuale dove arriveranno le fatture elettroniche che in ogni caso saranno sempre disponibili parallelamente sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzie delle Entrate.
Fattura elettronica PA, B2B e B2C
Sebbene tutte queste fattispecie rientrino nell’ambito della fatturazione elettronica e transitano tutte attraverso il sistema di interscambio (Sdi), ci sono delle differenza, la prima consiste nel destinatario (da cui ne deriva il relativo acronimo).
Fatturazione PA è la tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni ai sensi dell’art.21, comma 1 del DPR 633/72. La decorrenza dell'obbligo di utilizzo si ha dal 31 marzo 2015. Il cessionario è identificato attraverso un cd. “codice univoco ufficio” o “codice IPA” di 6 cifre che identifica in modo univoco ogni ente pubblico
Fatturazione B2B ha le stesse caratteristiche tecniche della Fatturazione PA ma ha come destinatario un soggetto titolare di Partita Iva residente nel territorio dello Stato. La decorrenza di utilizzo si ha dal 1 Gennaio 2019. Il cessionario è identificato attraverso un cd. “codice destinatario” di 7 cifre oppure mediante pec
Fatturazione B2C ha le stesse caratteristiche tecniche della Fatturazione B2B però ha come destinatario un soggetto non titolare di partita Iva (consumatore finale). La decorrenza di utilizzo si ha dal 1 Gennaio 2019. Il cessionario è identificato mediante codice fiscale e il codice destinatario si forma di 7 zeri.
Casse professionali
La previdenza obbligatoria dei liberi professionisti iscritti a un’Ordine/Albo è gestita da casse autonome privatizzate cui il professionista è iscritto in funzione dell'attività svolta. Le casse di previdenza sono dotate ciascuna di un proprio Regolamento/Statuto interno che ne regola la normativa previdenziale e assistenziale degli iscritti. Ragion per cui nei documenti contabili i professionisti addebitano un importo a titolo contributivo che varia a seconda dell’Albo (Es: giornalisti, medici, architetti e così via).
Rivalsa INPS
Definita dall’art.1 c.c 212 della Legge n. 622/1996, corrisponde a una maggiorazione che tutti i professionisti, contribuenti minimi, forfettari e lavoratori autonomi con gestione separata o titolari di trattamento pensionistico, possono addebitare ai committenti per un massimo del 4%.
Ritenuta d’acconto
La ritenuta d’acconto è un anticipo del pagamento delle tasse che viene addebitato al cliente di un professionista, è una trattenuta Irpef (per i redditi delle persone fisiche) o Ires (per le persone giuridiche, quindi società) effettuata sulle somme di denaro percepite. Il cliente diventa "sostituto d’imposta” in quanto si impegna a versare parte delle tasse dovute al lavoratore professionista allo Stato. Quindi, il cliente trattiene una parte del compenso dovuto per la prestazione concordata e la versa direttamente allo Stato al posto del professionista.
Nel momento della dichiarazione dei redditi, tocca al professionista scorporare dal dovuto la quota di tasse già pagata dai sostituti d'imposta a titolo di acconto.
Il calcolo è differente a seconda delle casistiche, generalmente la ritenuta è del 20% per i professionisti residenti nel territorio italiano e del 30% per i professionisti che hanno la propria residenza fuori dal territorio dello Stato.
L’Enasarco
Il contributo Enasarco è una percentuale sulle provvigioni di agenti di commercio e rappresentanti fino al raggiungimento del massimale o almeno al minimo della contribuzione. Quindi è un importo pagato come percentuale delle provvigioni maturate. Questo importo viene inserito in fattura e sottratto all'imponibile.
Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva permette di custodire gli archivi digitali dal punto di vista tecnico e legale. Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Le norme di riferimento in relazione al documento informatico sono il D.Lgs n.82 del 2005 (cd. Codice dell’Amministrazione Digitale) e i decreti successivi che vi hanno dato attuazione sia in generale sia nello specifico per l’ambito tributario (si veda il D.M. 17 giugno 2014 ovvero “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi a documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”. A partire da Gennaio 2022 è obbligatoria l’adozione delle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da Agid.
Flusso della fatturazione elettronica
Nella normativa di fatturazione elettronica viene descritta una procedura di trasmissione e ricezione dei documenti nello specifico: dopo la ricezione e i controlli dei file, se i controlli non sono superati il Sistema di interscambio invia al soggetto una notifica di scarto, se invece l’esito è positivo il Sistema di interscambio manda la ricevuta di consegna.
Per sfruttare la procedura di flusso di fatturazione elettronica ci devono essere le seguenti condizioni:
- il cessionario/committente deve aver registrato l’indirizzo telematico per la ricezione dei file presso Agenzia delle Entrate;
- l’indirizzo telematico deve essere uno dei canali che richiedono accreditamento (web-service o FTP) o la posta elettronica certificata;
- il file fattura perviene al Sistema di interscambio attraverso il medesimo canale corrispondente all’indirizzo telematico;
Occorre fare una distinzione nel caso in cui il cliente sia Pubblica Amministrazione o Aziende e consumatori finali.
Nel caso in cui si tratti di Pubblica Amministrazione, i casi che si possono presentare sono i seguenti:
- INVIO E ACCETTAZIONE: il documento è stato accettato dalla PA;
- NOTIFICA DI SCARTO: il documento è stato rifiutato direttamente dalla PA, occorre pertanto visualizzare la notifica di scarto, modificare il documento in base alle indicazioni e rinviarlo oppure emettere documento di storno per poi emettere documento corretto;
- DECORRENZA DEI TERMINI: la PA non ha inviato esito dopo i termini previsti, si ritiene accettato per decorrenza termini.
Nel caso in cui si tratti di aziende e consumatori finali, a differenza della PA non può rifiutare direttamente il documento elettronico. I casi che si possono presentare sono i seguenti:
- INVIO E CONSEGNA: il documento è stato inviato e recapitato correttamente al cliente, al suo codice destinatario, pec o cassetto fiscale;
- NOTIFICA DI SCARTO: il documento è stato scartato dal sistema di interscambio occorre pertanto visualizzare la notifica di scarto, modificare il documento in base alle indicazioni e rinviarlo oppure emettere documento di storno per poi emettere documento corretto. Nel caso in cui non è stato possibile recapitare il documento al destinatario per indisponibilità dell’indirizzo telematico o perché non è stato indicato in fattura, va informato il destinatario.
Fattura
La fattura è un documento fiscale obbligatorio che viene redatto dal venditore titolare di partita IVA, come prova di avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e diritto di riscuotere il prezzo. Documento emesso dalle imprese, liberi professionisti e chiunque abbia partita Iva, anche se vi sono alcuni esentati (consigliamo di prendere visione della normativa DPR 633/72). La fattura deve essere emessa in due esemplari: l’originale che va consegnato al cliente e la copia che deve essere conservata dall’emittente (per un periodo non inferiore a 10 anni) e devono essere perfettamente coincidenti.
Con il recepimento della Dir. 2010/45/UE ci sono state delle semplificazioni nelle regole di emissione in quanto al fine di ridurre gli oneri amministrativi è stata introdotta la fattura elettronica, il suo utilizzo è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. Il soggetto che emette il documento assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine della conservazione.
Documento di trasporto DDT
Il documento di trasporto (da non confondersi con bolla di consegna) è un documento che attesta la merce relativa ad una consegna e ha lo scopo di facilitare l’accettazione e il ricevimento della merce. Il DDT è fondamentale per la fattura differita ovvero una fattura che può essere emessa fino al 15 giorno del mese successivo a quello della spedizione. Il cliente infatti, una volta ricevuta la merce apporrà sul DDT la propria firma e manderà una copia indietro come ricevuta di avvenuta consegna che servirà poi come base per la compilazione e l’emissione della fattura differita. Ad oggi i DDT vengono inviati spesso in formato digitale in contemporanea con la spedizione, così il cliente ha subito un promemoria e può intervenire qualora risulti un’ordine errato. A differenza di una fattura sul DDT non è necessario riportare il prezzo dell’articolo consegnato, occorre tener presente infatti un DDT non sostituisce mai una fattura al contrario una fattura può sostituire un DDT. Come per qualunque altro documento ufficiale che si utilizza in sede di commercio e di trattativa, è importante redigere un DDT che serva come modello per l’azienda ad ogni invio. Secondo il codice civile i documenti di consegna vanno conservati per almeno 10 anni come tutti i documenti obbligatori ai fini di Iva.
Porto franco/porto assegnato
La differenza tra porto franco e porto assegnato si riferisce al pagamento delle spese di trasporto. Nello specifico il porto franco (DDP: Delivery Duty Paid) indica le spedizioni in cui le spese sono a carico del mittente mentre il porto assegnato (EXW: Ex Work) indica quel tipo di spedizioni in cui le tariffe sono pagate dal destinatario al momento della consegna. La scelta dipende esclusivamente dagli accordi presi tra mittente e destinatario. Una valida alternativa al porto assegnato è il pagamento in contrassegno (COD: Cash on Delivery) vale a dire che il mittente in questo caso incarica il corriere ad incassare, secondo quanto stabilito con il destinatario, sia il pagamento del valore di quanto spedito che quello delle tariffe di spedizione.
Nota di credito
La nota di credito è un documento che si emette per correggere o annullare una fattura errata ad esempio per aver inserito importo errato, dato fiscale incongruente o nominativo non corretto. La nota credito permette di stornare in maniera totale o parziale una fattura, poi se necessario emettere fattura corretta. Questo ai fini di una corretta dichiarazione e versamenti IVA. Se la variazione comporta un aumento dell’imponibile e della relativa imposta abbiamo cd. Nota di Debito se invece la variazione comporta una diminuzione dell’imponibile e della relativa imposta abbiamo cd. Nota di Credito. Per quanto riguarda le tempistiche, la regola generale (in base all’art. 26 del D.P.R 633/72) prevede che il documento venga emesso entro un anno dalla data di emissione della fattura da rettificare, pena la non validità del documento, tale limite può essere disatteso nei casi di “dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione e rescissione della prestazione" oppure per “mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o esecutive risultate infruttuose”. La nota credito presenta le stesse caratteristiche di una fattura tranne che per la denominazione e la tipologia di documento. Fondamentale è il riferimento fatto alla fattura precedentemente emessa e le correzioni necessarie.
Parcella
La parcella è un documento fiscale che emettono i professionisti iscritti ad un albo a seguito di una prestazione eseguita a un cliente o committente (es: avvocati, geologi, geometri, giornalisti, ingegneri, revisori contabili ecc.), quindi va a certificare la professionalità della categoria e l’inquadramento differente rispetto ad altri lavoratori autonomi. La struttura della parcella varia a seconda della professione ma è simile a quella della fattura. Nella maggior parte dei casi gli elementi da inserire sono: l’onorario a cui viene applicata IVA, le anticipazioni ovvero tutte le spese sostenute in nome e per conto del cliente che devono essere rimborsate (non si applica Iva); le spese che vengono incluse nel computo dell’IVA e dei contributi pensionistici; la rivalsa previdenziale calcolata come percentuale dell’imponibile (che varia in base al tipo di professione); la ritenuta d’acconto che si calcola come il 20% dell’imponibile e infine la somma da pagare con le dovute condizioni.
Ordine di acquisto
Un ordine è un documento ufficiale o meglio un contratto che autorizza un fornitore a consegnare beni o servizi ad un prezzo prestabilito. Il processo è semplice in quanto: il compratore indica prodotti e servizi e poi invia l’ordine al venditore che ne autorizza l’acquisto. Quando il venditore accetta l’accordo tale documento diventa legalmente vincolante. Se l’azienda ha bisogno di effettuare regolarmente acquisti da fornitori oppure un cliente vuole un riepilogo, gli ordini di acquisto sono un passaggio fondamentale. Nella maggior parte dei casi contengono: tipo di prodotto/servizio ovvero quello che si intende acquistare; termini di consegna e spedizione; importo e termini di pagamento.
Fattura differita (lett.a)
La fattura differita è un documento che viene emesso in data successiva alla cessione di beni o prestazione di servizi, comunque entro il 15° giorno del mese seguente l’effettuazione dell’operazione (art.21, comma 4, D.P.R. 633/1972). Nel documento dovranno essere riportati gli estremi dei DDT o documenti affini a testimonianza delle singole operazioni indicate nella fattura stessa. Il codice TD24 art.21, comma 4, lett.a D.P.R. 633/1972 infatti è una fattura differita di beni e servizi collegata a DDT per i beni, ovvero collegata a idonea documentazione di prova dell’effettuazione per le prestazioni di servizio. La circolare n.14/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che relativamente alla fattura elettronica, in caso di più operazioni effettuate nel corso del mese, nelle fatture differite potrà essere indicata una sola data corrispondente a una delle avvenute transazioni. A tal proposito, il campo data documento potrà essere compilato alternativamente con: la data di predisposizione della fattura e del contestuale invio al SDI ovvero la data di emissione; la data di una delle transazioni eseguite nel corso del mese anche se il documento viene trasmesso entro il 15° giorno del mese successivo; l’ultimo giorno del mese in quanto rappresentativa di esigibilità IVA.
Fattura differita (lett.b)
La fattura differita è un documento che viene emesso in data successiva alla cessione di beni o prestazione di servizi, comunque entro il 15° giorno del mese seguente l’effettuazione dell’operazione (art.21, comma 4, D.P.R. 633/1972). Nel documento dovranno essere riportati gli estremi dei DDT o documenti affini a testimonianza delle singole operazioni indicate nella fattura stessa. Il codice TD25 art.21, comma 4, lett.b D.P.R. 633/1972 infatti è una fattura differita per triangolari interne, ossia cessione di beni effettuata dal cessionario verso un terzo per tramite del cedente. La circolare n.14/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che relativamente alla fattura elettronica, in caso di più operazioni effettuate nel corso del mese, nelle fatture differite potrà essere indicata una sola data corrispondente a una delle avvenute transazioni. A tal proposito, il campo data documento potrà essere compilato alternativamente con: la data di predisposizione della fattura e del contestuale invio al SDI ovvero la data di emissione; la data di una delle transazioni eseguite nel corso del mese anche se il documento viene trasmesso entro il 15° giorno del mese successivo; l’ultimo giorno del mese in quanto rappresentativa di esigibilità IVA.
Fattura semplificata
La fattura semplificata è un documento fiscale che ha lo stesso valore legale della fattura elettronica standard, semplicemente richiede l’utilizzo di meno informazioni per essere compilata e venir ritenuta valida. La legge prevede che si possa usare questa modalità di fatturazione per operazioni con importo contenuto, nello specifico la fattura semplificata viene utilizzata per qualsiasi cessione di beni e servizi di importo compreso entro il limite massimo dei 400 Euro. Tuttavia secondo l’articolo 21 bis L.633/1972 sono escluse: le cessioni di beni e servizi intracomunitarie; operazioni di reverse charge e ovviamente non si può utilizzare per operazioni di valore superiore al tetto indicato. Non ci sono categorie professionali o settori produttivi esclusi dalla possibilità di emettere tale documento. I vantaggi dell’utilizzo sono i seguenti: velocizzazione delle procedure; ridotto rischio di errori; contrasto ai pagamenti in nero.
Autofattura
L’autofattura è definita come documento fiscale dove mittente e destinatario coincidono, in qualità di persona fisica o giuridica. L’applicazione dell’IVA e dell’emissione della fattura è a carico del destinatario in questo caso. L’autofattura è uguale a una tradizionale fattura quindi deve riportare i dati del fornitore, l'indicazione sulla merce o sul servizio acquistato, l’importo netto, l’IVA e l’importo totale.
Ci sono diverse casistiche:
- TD23: ESTRAZIONE BENI DEPOSITO IVA il soggetto procede all’estrazione dal deposito IVA di beni precedentemente introdotti a seguito di un acquisto intracomunitario o di immissione in libera pratica ai sensi dell’art.50bis comma 6, del D.L. 331/1993. Il soggetto che estrae i beni dal deposito IVA può essere lo stesso che li ha introdotti oppure un soggetto diverso. In ogni caso il documento deve contenere i dati necessari per l’assolvimento dell’imposta;
- TD16: FATTURA REVERSE CHARGE INTERNO utilizzata per le transazioni tra operatori che risiedono nel territorio italiano. In questo caso il fornitore emette una fattura elettronica (TD01 o TD02 o TD24) con uno dei codici N6, questo punto il destinatario della fattura dovrà emettere un’autofattura integrativa dell’aliquota IVA e l’imposta dovuta, che dovrà transitare dal SDI;
- TD22: ESTRAZIONE BENI DEPOSITO IVA CON VERSAMENTO il soggetto IVA procede all’estrazione dal deposito IVA (ai fini dell’utilizzazione o commercializzazione in Italia) di beni introdotti ai sensi dell’art. 50bis comma 4, del D.L. 331/1993. (cessione di beni già presenti in Italia) e poi emette autofattura. Il soggetto che estrae i beni dal deposito IVA può essere lo stesso che li ha introdotti oppure un soggetto diverso. In ogni caso il documento deve contenere i dati necessari per l’assolvimento dell’imposta;
- TD17: AUTOFATTURA ACQUISTO SERVIZI DALL’ESTERO si emette per il reverse charge esterno, dove il fornitore dei servizi è un soggetto estero (residente in UE o extra UE, Repubblica di San Marino o Città del Vaticano) mentre l’acquirente è un soggetto che risiede nel territorio italiano. Il soggetto italiano dovrà emettere un'autofattura elettronica con l’integrazione dell’imposta che dovrà poi versare all’Erario;
- TD27: AUTOCONSUMO O CESSIONI GRATUITE SENZA RIVALSA nel caso di cessioni gratuite ad esclusione di quelli la cui produzione non rientra nella propria attività di impresa se di costo unitario non superiore a 50 Euro o per quelli dove non sia stata operata in sede di acquisto la detrazione dell’imposta. Ma anche per beni destinati a uso e consumo personale con la stessa logica;
- TD18: INTEGRAZIONE ACQUISTO BENI INTRACOMUNITARI quando il soggetto passivo italiano acquista dei beni da un soggetto residente in uno dei Paesi della Comunità Europea e di conseguenza L’IVA non risulta imponibile per quest’ultimo ma deve essere assolta dal cessionario in Italia;
- TD19: AUTOFATTURA ACQUISTO BENI EX ART.17 C.2 DPR/633/72 quando il venditore estero vende beni che sono già nel territorio italiano e quindi non è necessaria l’importazione. In questo caso si emette una fattura che riporta solo l'imponibile e non l’imposta che andrà assolta dal compratore italiano. Quest’ultimo infatti deve emettere autofattura riportando i dati sull’imposta. Questo codice va utilizzato anche nel caso di autofattura per acquisti da soggetti non residenti di beni già presenti in Italia con introduzione di deposito IVA o per acquisti da soggetti non residenti di beni che si trovano all’interno di un deposito IVA.
Preventivo
Il preventivo è un documento scritto realizzato dal professionista che contiene i principali elementi che regolano il rapporto con il cliente. Raccoglie una serie di voci che determinano il valore della prestazione offerta, le modalità di pagamento, la descrizione delle attività che saranno svolte, la durata del rapporto, la possibilità di interrompere anticipatamente e così via. Si tratta di un documento importante per raggiungere un accordi con il cliente e informare lo stesso sul valore di un prodotto o servizio.
