Obbligo di Fatturazione Elettronica
L’obbligo di emettere fattura elettronica è entrato in vigore il primo gennaio 2019 a seguito della Legge di Bilancio 2018. L’obbligo riguarda la quasi totalità dei soggetti titolari di partita IVA, ad eccezione degli esenti. Da quel momento i documenti cartacei non hanno più valore fiscale e chi non si adegua rischia di incorrere in sanzioni. Nel dicembre 2021 l’obbligo è stato prorogato fino al 2024 ed è stata avanzata la proposta di estenderlo anche ai contribuenti in regime forfettario. La fattura elettronica è un file in formato digitale XML che viene trasmesso e ricevuto tramite il Sistema di Interscambio, noto come SDI. A questo obbligo si affianca anche quello della conservazione digitale delle fatture per un periodo di dieci anni. Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica alcune categorie specifiche come medici, farmacie e altri operatori sanitari, piccoli produttori agricoli, società sportive dilettantistiche e soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni nel nostro Paese. Tutti gli altri soggetti sono tenuti ad adeguarsi, anche se in alcuni casi godono di semplificazioni o vantaggi. Gli obiettivi principali della normativa sono migliorare la capacità dell’Amministrazione Finanziaria nel contrastare l’evasione fiscale e le frodi IVA, ridurre gli adempimenti fiscali e digitalizzare il processo di gestione documentale.
Codice Destinatario
Il codice destinatario rappresenta l’indirizzo telematico attraverso il quale l’Agenzia delle Entrate recapita le fatture elettroniche. Questo codice deve essere registrato nella sezione Fatture e Corrispettivi dell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate. Può assumere la forma di un codice alfanumerico di sette caratteri, che identifica un provider abilitato, oppure il codice numerico composto da sette zeri nel caso in cui si scelga di ricevere le fatture solo nel proprio cassetto fiscale. Anche un indirizzo PEC può essere utilizzato come punto di recapito. È buona norma comunicare il proprio codice destinatario ai fornitori per agevolare la corretta trasmissione delle fatture. Quando si utilizza un provider esterno, è importante registrare il codice presso l’Agenzia delle Entrate affinché diventi il canale ufficiale per la ricezione dei documenti, che saranno comunque sempre disponibili anche nella piattaforma Fatture e Corrispettivi.
Fattura Elettronica PA, B2B e B2C
La fatturazione elettronica si applica a vari contesti, che si distinguono principalmente per il tipo di destinatario. La fatturazione verso la Pubblica Amministrazione è obbligatoria dal 31 marzo 2015 e richiede l’uso di un codice univoco, detto anche codice IPA, che identifica ciascun ente pubblico. La fattura elettronica B2B invece è destinata a soggetti titolari di partita IVA residenti in Italia ed è obbligatoria dal primo gennaio 2019. Anche in questo caso si utilizza un codice destinatario o la PEC per la trasmissione. Infine la fatturazione B2C è destinata ai consumatori finali, cioè soggetti non titolari di partita IVA, e presenta le stesse caratteristiche della B2B con la differenza che il codice destinatario è rappresentato da sette zeri e l’identificazione avviene tramite codice fiscale.
Casse Professionali
I liberi professionisti iscritti a un ordine o albo sono soggetti alla previdenza obbligatoria gestita da apposite casse autonome. Ogni cassa ha un proprio regolamento che definisce gli obblighi contributivi. Nei documenti contabili i professionisti indicano un importo contributivo in base alla categoria di appartenenza, ad esempio giornalisti, architetti, medici e altre professioni regolamentate.
Rivalsa INPS
La rivalsa INPS è una maggiorazione fino al quattro per cento che i professionisti possono applicare al compenso concordato con il committente. È prevista per i contribuenti minimi, i forfettari, i professionisti iscritti alla gestione separata e i titolari di trattamento pensionistico. Questa maggiorazione è disciplinata dalla Legge 622 del 1996.
Ritenuta d’Acconto
La ritenuta d’acconto rappresenta un anticipo fiscale trattenuto dal cliente al momento del pagamento di una prestazione professionale. Il cliente agisce come sostituto d’imposta, trattenendo una quota dell’importo da versare direttamente allo Stato. Il professionista, in sede di dichiarazione dei redditi, dovrà poi sottrarre questa somma dal totale delle imposte dovute. Generalmente la ritenuta è del venti per cento per i residenti in Italia e del trenta per cento per i professionisti residenti all’estero.
Contributo ENASARCO
Il contributo ENASARCO si applica alle provvigioni percepite da agenti e rappresentanti di commercio. È calcolato come una percentuale delle provvigioni maturate ed è obbligatorio entro il raggiungimento del minimo o massimo contributivo previsto. L’importo viene indicato in fattura e non concorre alla formazione dell’imponibile.
Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva garantisce la validità legale dei documenti digitali nel tempo. Questo sistema consente di assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. È regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle linee guida AGID. È obbligatoria per chi emette fatture elettroniche.
Flusso della Fatturazione Elettronica
Il processo di fatturazione elettronica prevede la trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio. Se il file supera i controlli, il sistema invia una ricevuta di consegna, altrimenti emette una notifica di scarto. Per utilizzare il flusso in modo corretto, il destinatario deve aver registrato il proprio indirizzo telematico presso l’Agenzia delle Entrate. Quando il cliente è una Pubblica Amministrazione il documento può essere accettato, rifiutato oppure considerato accettato per decorrenza dei termini. Quando il cliente è un’azienda o un consumatore finale non può rifiutare direttamente la fattura ma può riceverla, oppure può verificarsi uno scarto da parte del SDI, nel qual caso il documento va corretto e reinviato.
Fattura
La fattura è un documento fiscale obbligatorio che certifica la vendita di beni o la prestazione di servizi da parte di un soggetto titolare di partita IVA. Deve essere emessa in due esemplari, uno per il cliente e uno da conservare dall’emittente per almeno dieci anni. Con l’entrata in vigore della direttiva europea 2010/45/UE è stata introdotta la possibilità di emettere fatture elettroniche, che garantiscono l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità del documento per tutto il periodo di conservazione. La fattura può essere emessa solo se il destinatario accetta questa modalità. Anche se alcune categorie sono esentate, la maggior parte dei soggetti IVA ha l’obbligo di utilizzare questo strumento.
Documento di Trasporto (DDT)
Il documento di trasporto è un documento commerciale che accompagna la merce durante il trasporto e ne certifica l’invio. Serve soprattutto come base per l’emissione della fattura differita, che può essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla consegna. Il cliente, una volta ricevuta la merce, firma il DDT e ne restituisce una copia al mittente. Il DDT non contiene necessariamente il prezzo della merce e non sostituisce la fattura, ma rappresenta uno strumento utile per la tracciabilità delle spedizioni. La legge prevede che venga conservato per almeno dieci anni come qualsiasi altro documento fiscale. Oggi il DDT può essere inviato anche in formato digitale contestualmente alla spedizione per facilitare la verifica da parte del destinatario.
Porto Franco e Porto Assegnato
La dicitura porto franco indica che le spese di spedizione sono a carico del mittente, mentre porto assegnato significa che tali spese vengono pagate dal destinatario al momento della consegna. La scelta tra le due opzioni dipende dagli accordi tra le parti coinvolte nella compravendita. Esiste anche la possibilità di utilizzare il pagamento in contrassegno, in cui il corriere è incaricato di riscuotere sia l’importo della merce che le spese di spedizione direttamente dal destinatario, secondo quanto concordato in precedenza.
Nota di Credito
La nota di credito è un documento fiscale utilizzato per correggere una fattura già emessa. Si emette in caso di errori nell’importo, nei dati fiscali o nel nominativo del cliente. Può annullare completamente o parzialmente una fattura e consente di regolarizzare la posizione IVA dell’emittente. Quando la variazione comporta un aumento dell’imponibile si parla di nota di debito, mentre se si riduce l’imponibile si tratta di nota di credito. Deve essere emessa entro un anno dalla data della fattura originaria, salvo casi particolari come annullamento o risoluzione del contratto o mancato pagamento per insolvenza. La nota di credito ha le stesse caratteristiche formali della fattura, ma ne differisce per la denominazione e per il riferimento alla fattura da rettificare.
Parcella
La parcella è un documento fiscale emesso dai professionisti iscritti a un albo per attestare una prestazione resa a favore di un cliente. La struttura della parcella può variare in base alla categoria professionale, ma in generale contiene l’onorario soggetto a IVA, le spese anticipate in nome e per conto del cliente che non sono soggette a imposta, eventuali spese imponibili, la rivalsa previdenziale e la ritenuta d’acconto. La somma finale corrisponde al totale da versare al professionista secondo le condizioni stabilite nel preventivo o nel contratto. La parcella ha valore legale e rappresenta la certificazione della professionalità del soggetto che la emette.
Ordine di Acquisto
L’ordine di acquisto è un documento contrattuale che un acquirente invia a un fornitore per autorizzare la consegna di beni o l’erogazione di servizi a condizioni economiche predefinite. Una volta accettato dal fornitore, l’ordine assume valore legale. È utilizzato spesso nelle relazioni commerciali continuative e serve a formalizzare gli accordi tra le parti. Generalmente include la descrizione dei beni o servizi richiesti, i termini di consegna, l’importo totale e le modalità di pagamento. È uno strumento fondamentale per monitorare gli acquisti e tenere traccia delle transazioni.
Fattura Differita (Art. 21, comma 4, lett. a)
La fattura differita è un documento fiscale emesso in un momento successivo rispetto all’effettuazione della cessione di beni o della prestazione di servizi. Può essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo e deve fare riferimento ai documenti di trasporto o ad altri documenti idonei che attestino le operazioni svolte. Il codice utilizzato è TD24. Secondo l’Agenzia delle Entrate è possibile indicare nella fattura una sola data, che può corrispondere alla data di predisposizione, a una delle operazioni del mese o all’ultimo giorno del mese come data rappresentativa dell’esigibilità IVA.
Fattura Differita per Operazioni Triangolari (Art. 21, comma 4, lett. b)
Questa tipologia di fattura differita, identificata dal codice TD25, si utilizza nei casi di operazioni triangolari interne. Si tratta di cessioni di beni effettuate da un soggetto verso un terzo per il tramite di un altro soggetto. Anche in questo caso il documento può essere emesso entro il quindicesimo giorno del mese successivo, a condizione che siano presenti i riferimenti a documenti di trasporto o altre prove dell’effettuazione delle operazioni. È ammesso indicare una sola data tra quelle previste, analogamente a quanto avviene per la fattura differita classica.
Fattura Semplificata
La fattura semplificata ha lo stesso valore legale di una fattura standard ma richiede meno informazioni. Può essere utilizzata per operazioni di importo non superiore a quattrocento euro. Non è consentita per operazioni intracomunitarie, per operazioni soggette a reverse charge o per importi superiori al limite previsto. È accessibile a tutte le categorie professionali senza distinzioni. Il vantaggio principale della fattura semplificata è quello di snellire le procedure e ridurre il rischio di errori nella compilazione, contribuendo anche al contrasto dei pagamenti in nero.
Autofattura
L’autofattura è un documento in cui il soggetto emittente e il soggetto destinatario coincidono. È utilizzata in diversi contesti in cui l’IVA deve essere assolta da chi riceve il bene o il servizio. L’autofattura deve contenere gli stessi elementi di una fattura normale, tra cui i dati del fornitore, la descrizione della merce o del servizio, l’importo e l’imposta. Può essere emessa in diversi casi specifici tra cui gli acquisti intracomunitari, il reverse charge interno, l’estrazione di beni da depositi IVA, l’autoconsumo, l’acquisto di beni o servizi da soggetti esteri e le cessioni gratuite. Ogni scenario è identificato da un apposito codice documento, come ad esempio TD16 per il reverse charge, TD17 per i servizi dall’estero, TD18 per l’acquisto di beni intracomunitari, TD19 per operazioni con beni già presenti in Italia, TD22 e TD23 per le operazioni con deposito IVA, TD27 per autoconsumo e cessioni gratuite.
Preventivo
Il preventivo è un documento informale ma essenziale, redatto dal professionista o dal fornitore per presentare al cliente una proposta economica. Contiene la descrizione dei beni o dei servizi offerti, i prezzi, le modalità di pagamento, i tempi di consegna e ogni altra condizione utile alla valutazione dell’offerta. Una volta accettato, il preventivo può diventare parte integrante del contratto di fornitura o di incarico professionale. È uno strumento utile per definire i termini della collaborazione in modo trasparente e condiviso.
