Cos'è il Drive
Il Drive è uno spazio cloud dedicato all’archiviazione e alla gestione dei documenti digitali della tua azienda. Funziona come una vera e propria cartella virtuale sempre accessibile, in cui puoi caricare, organizzare, condividere e proteggere file in modo semplice e centralizzato.
Nel gestionale Paciolo, il Drive non è un servizio esterno, ma una funzione integrata nel sistema, pensata per offrire massima efficienza operativa. Ogni file viene archiviato in modo ordinato e può essere collegato direttamente a clienti, fornitori, fatture, progetti o task. Questo significa che non dovrai più perdere tempo a cercare documenti tra email e cartelle sparse: tutto è in un unico posto, sempre aggiornato.
Utilizzare il Drive ti consente di lavorare in mobilità, accedere da qualsiasi dispositivo, garantire la sicurezza dei dati con backup automatici e definire permessi di accesso personalizzati per ogni utente del team. Inoltre, puoi caricare documenti in diversi formati (PDF, Excel, immagini, contratti) e condividerli con colleghi o collaboratori esterni in modo controllato.
Il vantaggio più grande è la continuità operativa: i tuoi documenti sono sempre disponibili, anche in caso di guasti locali o perdita di dispositivi. Il Drive è lo strumento ideale per gestire un ufficio digitale, eliminare la carta e snellire i flussi aziendali. Con Paciolo, la digitalizzazione documentale diventa una realtà concreta e sicura.
Cos'è un Fascicolo
Un fascicolo è una cartella digitale che raccoglie tutti i documenti legati a una determinata attività o procedura.
Serve per tenere in ordine tutto ciò che riguarda, ad esempio, un documento ufficiale in fase di preparazione o un’attività interna aziendale, come la gestione di un protocollo ricevuto.
Tipi di fascicolo
I fascicoli possono essere di tre tipi:
- Di procedimento amministrativo: usato quando devi portare avanti un’azione formale che produce un documento ufficiale (come una delibera o un’autorizzazione).
- Di attività: usato per gestire i documenti di un progetto o un’azione interna (es. un intervento tecnico o una collaborazione).
- Periodico: raccoglie tutti i documenti di uno stesso tipo riferiti a un certo periodo (es. Fatture attive 2017).
All'interno di uno stesso fascicolo possono esserci documenti diversi, ma tutti legati a uno stesso tema, processo aziendale o soggetto (una persona, un’azienda, un ufficio).
Cos'è un Dossier
Un dossier è un raccoglitore più grande che contiene più fascicoli legati tra loro da un progetto, una procedura o un soggetto comune.
Puoi immaginarlo come un “contenitore di fascicoli”, utile quando un’attività è composta da più fasi, ciascuna con i suoi documenti.
Esempi pratici
- Dossier “Gara d’appalto”
Questo dossier può contenere:- Un fascicolo per l’istruttoria iniziale
- Uno per la nomina della commissione
- Uno per la valutazione delle offerte
- Uno per l’aggiudicazione
- Uno per la gestione del contratto
- Dossier “Dipendente Mario Rossi”
Potrebbe includere:- Un fascicolo per l’assunzione
- Uno per la formazione
- Uno per le visite mediche
- Uno per altri documenti amministrativi
In questo modo, tutti i documenti legati a un certo argomento o persona sono raccolti in un unico posto, ordinati e facili da consultare.
