Guide - Paciolo - Guide e Assistenza

CONFIGURARE FATTURAZIONE ELETTRONICA

Per abilitare la funzione di fatturazione elettronica recati nell'apposita sezione Fatturazione Elettronica.

I dati aziendali si prendono in automatico in base a quelli inseriti su Profilo Azienda. (VEDI -> PROFILO AZIENDA - NON ANCORA PRONTO)

Per poter attivare la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva è necessario inserire i dati di un rappresentante legale, nello specifico: Nome, Cognome, Codice Fiscale, Pec e Cellulare.

Pec e Cellulare servono per avere conferma dell'attivazione, infatti all'indirizzo pec arriverà la prima comunicazione che conferisce il permesso all'utilizzo del gestionale come da normativa per la trasmissione e la ricezione delle fatture in formato xml (VEDI -> FAQ 11 NORMATIVA FATTURAZIONE ELETTRONICA - LINK CONTESTUALE) Per confermare occorre selezionare â€œAutorizzo e delego Pacioloâ€ nella pec ricevuta.

Quando il servizio è ufficialmente attivo, riceverai un'ulteriore comunicazione mediante pec dove ti verrà comunicato il codice destinatario. (VEDI -> FAQ 12 CODICE DESTINATARIO - LINK CONTESTUALE)

Il passo successivo consiste nel comunicare codice destinatario al cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate e poi ai tuoi fornitori per ricevere le fatture nell'area riservata Paciolo.
Per accedere al cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate recati nell'area riservata, nella sezione Fattura elettronica | Corrispettivi elettronici, accedi a Fatture e Corrispettivi e premi su Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche, inserisci quindi il codice MI02M14 nel campo Codice destinatario e conferma l'operazione.

ELIMINARE FATTURAZIONE ELETTRONICA

Per eliminare il consenso a Paciolo in merito all'utilizzo della fatturazione elettronica recati nella sezione Fatturazione Elettronica.

Comparirà la schermata con la lista delle autorizzazioni, clicca in corrispondenza del cestino e conferma l'eliminazione.

Nota: una volta confermata l'eliminazione, l'azione è irreversibile. Occorre ripetere il procedimento di configurazione (VEDI -> CONFIGURARE FATTURAZIONE ELETTRONICA - LINK CONTESTUALE)

SCEGLIERE TIPOLOGIA DI DOCUMENTI

In base alle esigenze contabili e/o attività professionale che svolgi è possibile personalizzare il gestionale selezionando solo i documenti di cui si ha bisogno.

Questa operazione ti permette di visualizzare nell'impostazione dei documenti solo quelli di tuo interesse, vai nella sezione Opzioni.

Seleziona i documenti che vuoi utilizzare e Salva la lista personalizzata.

IMPOSTARE PREFERENZE DEL DOCUMENTO

Nell'impostazione dei documenti puoi stabilire dei valori predefiniti quindi inseriti di default e comunque modificabili all'occorrenza.

Per impostare valori predefiniti vai nella sezione dedicata Preferenze del documento.

Puoi selezionare:

l'IVA
l'unità di misura
Tipo di fattura elettronica
Importi Ivati
Conto o Risorsa
Modalità di pagamento

IMPORTARE/ESPORTARE FATTURE XML

Una volta eseguita la migrazione a Paciolo puoi importare (in seguito anche esportare) fatture elettroniche, prodotti (VEDI -> GESTIONE MAGAZZINO E ANAGRAFICHE: IMPORTARE ANAGRAFICHE PRODOTTI/SERVIZI - LINK CONTESTUALE), anagrafiche clienti e fornitori. (VEDI -> GESTIONE MAGAZZINO E ANAGRAFICHE: IMPORTARE ANAGRAFICHE CLIENTI/FORNITORI - LINK CONTESTUALE)

Occorre tener presente che non si puà² operare sui documenti che vengono importati, servono come archivio e storico per facilitare quindi eventuali analisi e dare continuità .

Per procedere all'importazione recati nella sezione Importa Dati

Preventivamente prepara una cartella con le fatture xml da voler importare.

Nella schermata Seleziona le fatture xml da importare, dai lo start all'importazione.

Si possono importare tutti i tipi di documenti elettronici: fatture emesse e ricevute, note di credito emesse e ricevute, autofatture.

I formati xml importati rimangono invariati nella descrizione e risultano già saldati in quanto questo dato non è reperibile nel formato elettronico dei documenti, vale anche per le scadenze.

I documenti importati non possono essere modificati, se al termine dell'importazione si riscontrano errori contattare l'Assistenza clienti.

Nello storico è possibile monitorare il buon fine dei tutti i documenti importati saranno visibili ognuno nella propria categoria di riferimento.

GESTIRE DOCUMENTI CONTABILI NELLA BACHECA

Ogni qualvolta vengono generati documenti oppure si ricevono, la bacheca Paciolo si anima di notifiche, dove si mette in rilievo l'utente che ha generato il documento e tutte le informazioni ad esso collegate.

IMG (Coprire Fleti Felitti)

Per operare, dare/avere informazioni in merito ai documenti contabili, è possibile:

commentare e chiedere informazioni;

aprire finestre di riepilogo (su documento o su cliente);

creare dei task dedicati nella Bacheca.

MONITORARE L'INVIO DEI DOCUMENTI ELETTRONICI

Una volta impostato un documento puoi monitorare il suo stato oppure fare una verifica formale per evitare l'invio di documenti errati, nello specifico:

puoi visualizzare un riepilogo sul totale da pagare;
puoi inviare la copia di cortesia direttamente senza dover aprire la mail; (CONFIGURAZIONE MAIL DA COMPLETARE)
puoi scaricare la copia PDF scegliendo un template personalizzato; (IMPOSTAZIONI GENERALI DA COMPLETARE);
puoi includere documenti e raggrupparli, un esempio: se ci sono due preventivi che fanno riferimento ad uno stesso cliente puoi selezionarli e raggruppare tutte le voci in un unico documento;
puoi cercare i prodotti da inserire nel documento;
puoi collegare un altro documento richiamando i dati con la funzione Genera;
puoi duplicare il documento con la funzione Clona;
puoi stampare il documento con un template personalizzato.

A documento concluso è possibile:

- salvare il documento senza chiudere la pagina con Salva e rimani;

- chiudere la pagina senza salvare il documento con Chiudi senza salvare;

- salvare il documento e inviare al sistema di interscambio con Salva e invia a SDI;

- salvare il documento e chiudere la pagina con Salva e chiudi.

Con l'opzione Invia via mail è possibile inviare i documenti creati direttamente dall'account.

L'invio avviene mediante la mail noreplay@paciolo.com ma è possibile impostare anche il proprio indirizzo.

All'interno della finestra puoi inserire il testo della mail personalizzandolo e l'oggetto oppure puoi usare un template predefinito. (IMPOSTAZIONI DA COMPLETARE).

Se nell'anagrafica cliente (Link: CREARE ANAGRAFICA CLIENTE / FORNITORE in GESTIONE MAGAZZINO E ANAGRAFICHE) hai inserito anche la sua mail, si inserisce in automatico, puoi altrimenti inserirla manualmente e aggiungere altre separando con punto e virgola.

Nella mail verrà incluso il documento di interesse.

Quando un documento elettronico risulta essere in gestione e quindi con controlli in corso, per verificare se ci sono aggiornamenti sull'invio recati nella sezione Fatture e doc.

Selezionando il mese di interesse si apre la lista dei documenti, nell'ultima colonna SDI è possibile monitorare l'esito del sistema di interscambio quindi lo stato del documento, nello specifico:

Documento non elettronico (IMG 12A) quando il documento non è stato impostato come elettronico;
Documento importato manualmente (IMG 12B) quando il documento è stato importato (LINK: IMPORTARE/ESPORTARE FATTURE XML) e il caricamento è andato a buon fine;
Documento elettronico inviato (IMG 12C) il documento è stato inviato correttamente;
Notifica di scarto (IMG 12D) il documento è stato scartato dal sistema quindi risulta non emesso, per capire le motivazioni cliccare sul simbolo si aprirà una finestra con la lista degli errori, pertanto modificare il documento con i dovuti accorgimenti dopodichè procedi nuovamente con l'invio.