Configurare Fatturazione Elettronica
Configurare la Fatturazione Elettronica
Per iniziare a utilizzare la fatturazione elettronica in Paciolo è necessario accedere alla sezione dedicata. Clicca nella sezione in alto a destra
Una volta attivata, il gestionale utilizza automaticamente i dati aziendali già presenti nel profilo azienda; quindi, non è richiesto un reinserimento manuale delle informazioni principali.
Per rendere operativa la funzione di fatturazione elettronica e attivare anche la conservazione sostitutiva, è indispensabile registrare i dati di un rappresentante legale. I dati richiesti comprendono nome, cognome, codice fiscale, indirizzo PEC e numero di cellulare. Questi ultimi due elementi sono fondamentali perché vengono utilizzati per inviare la comunicazione ufficiale necessaria ad abilitare il servizio nel rispetto della normativa vigente. Nella PEC che riceverai sarà presente un messaggio con la richiesta di autorizzazione e delega all’utilizzo del servizio, che dovrai confermare selezionando l’opzione “Autorizzo e delego Paciolo”.
Quando l’attivazione sarà completata riceverai una nuova comunicazione via PEC contenente il codice destinatario assegnato. Questo codice dovrà poi essere registrato nel tuo cassetto fiscale all’interno dell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione Fattura elettronica e Corrispettivi elettronici. Per farlo ti basterà accedere alla voce "Registrazione dell’indirizzo telematico" e inserire il codice MI02M14 nel campo dedicato. Una volta completata questa operazione, le tue fatture elettroniche verranno recapitate direttamente nell’area riservata di Paciolo.
Eliminare la Fatturazione Elettronica
Se in qualsiasi momento decidi di revocare l’autorizzazione all’utilizzo della fatturazione elettronica, puoi farlo dalla stessa sezione da cui è stata attivata. All’interno della schermata vedrai l’elenco delle autorizzazioni attive. Basterà cliccare sull’icona del cestino accanto alla voce interessata e confermare la volontà di procedere. È importante sapere che questa operazione è irreversibile e che, per riattivare il servizio, sarà necessario ripetere da capo l’intera procedura di configurazione.
Scegliere le Tipologie di Documenti da Utilizzare
Paciolo ti permette di personalizzare la tua esperienza di lavoro selezionando solo le tipologie di documenti effettivamente utili per la tua attività. Accedendo alla sezione delle Opzioni
potrai visualizzare l’elenco dei documenti disponibili, selezionare quelli che desideri gestire attivamente e salvare la tua configurazione personalizzata. In questo modo il sistema mostrerà solo le voci di tuo interesse e semplificherà l’utilizzo quotidiano.
Impostare le Preferenze dei Documenti
Per rendere ancora più fluido il lavoro è possibile definire delle preferenze predefinite da applicare automaticamente ai documenti. Puoi farlo nella sezione dedicata alle Preferenze del documento
dove puoi scegliere valori standard come l’aliquota IVA, l’unità di misura, il tipo di fattura elettronica da utilizzare, la modalità di pagamento, la gestione di importi ivati, il conto o la risorsa da associare. Tutte queste impostazioni possono comunque essere modificate in ogni momento durante la compilazione del documento.
Importare ed Esportare Fatture XML
Dopo la migrazione a Paciolo puoi decidere di importare le fatture elettroniche già emesse o ricevute, oltre ad anagrafiche di prodotti, clienti e fornitori. Le fatture XML importate vengono archiviate come documenti storici e non sono modificabili all’interno del gestionale. La loro funzione è quella di fornire un riferimento, dare continuità e facilitare eventuali analisi contabili.
Per procedere con l’importazione è necessario accedere alla sezione Importa Dati.
Dovrai preparare in anticipo una cartella contenente le fatture XML da caricare.
Una volta caricati i file trascinandoli nel apposito box, potrai avviare l’importazione e attendere la conferma dell’operazione
Il sistema accetta tutti i principali tipi di documenti elettronici, tra cui fatture emesse, fatture ricevute, note di credito, note di debito e autofatture.
I dati importati non possono essere modificati poiché il formato XML non contiene informazioni relative ai pagamenti o alle scadenze, che quindi risultano già considerate come saldate. In caso di problemi o errori rilevati durante il caricamento, è consigliabile contattare il servizio di assistenza clienti.
Gestire i Documenti nella Bacheca
Ogni volta che viene creato o ricevuto un documento fiscale, la bacheca di Paciolo si aggiorna automaticamente mostrando notifiche e informazioni dettagliate. È possibile visualizzare l’utente che ha generato il documento e accedere rapidamente a tutti i dettagli. Da questa interfaccia puoi chiedere informazioni, commentare, creare attività collegate al documento e aprire finestre di riepilogo relative al cliente o al documento stesso. Questo sistema rende semplice e immediata la gestione collaborativa delle operazioni contabili.
Monitorare l’Invio dei Documenti Elettronici
Una volta creato un documento puoi seguirne l’intero percorso fino alla trasmissione al Sistema di Interscambio. Paciolo ti consente di visualizzare il riepilogo del documento, inviare una copia di cortesia via e-mail, esportarlo in formato PDF con un layout personalizzato, includere altri documenti collegati, cercare rapidamente i prodotti da inserire, collegare documenti esistenti o duplicarli tramite la funzione Clona. Puoi anche stampare il documento selezionando un template grafico preimpostato.
Quando il documento è pronto puoi decidere se salvarlo e restare sulla pagina, salvarlo e chiudere, inviarlo direttamente allo SDI oppure chiudere senza salvare. Puoi anche inviarlo via email direttamente dall’interfaccia del gestionale, utilizzando l’indirizzo noreply@paciolo.com o un tuo indirizzo personalizzato. La finestra di invio ti permette di scrivere un messaggio personalizzato e specificare l’oggetto oppure utilizzare un modello predefinito. Se nel profilo cliente è stata indicata una e-mail, questa viene inserita automaticamente nel campo destinatario, ma puoi modificarla o aggiungere altri indirizzi separandoli con punto e virgola.
Verificare lo Stato dei Documenti nel Sistema di Interscambio
Per sapere se un documento elettronico è stato inviato correttamente puoi recarti nella sezione Fatture e documenti.
Selezionando il mese di interesse verrà visualizzato l’elenco dei documenti. L’ultima colonna mostra lo stato della trasmissione al Sistema di Interscambio.
Può comparire una dicitura che indica che il documento non è elettronico (vedi foto in alto), che è stato importato manualmente, che è stato inviato correttamente (foto in basso)
che è stato scartato (foto in basso).
In quest’ultimo caso è possibile cliccare sull’icona dedicata
. Per visualizzare il dettaglio degli errori segnalati dal sistema, correggere il documento (cliccare su quest’ icona)
e procedere con un nuovo invio.
Questo sistema di monitoraggio ti consente di avere sempre sotto controllo il flusso dei documenti inviati, in piena conformità con le regole previste dalla normativa sulla fatturazione elettronica.
